Hvilket bogføringssystem passer til virksomheden?
Valget af bogføringssystem afhænger især af virksomhedens arbejdsgange, integrationsbehov og krav til økonomisk overblik. Dinero og e-conomic er regnskabsprogrammer, mens Microsoft Dynamics 365 Business Central er et ERP-system, der forbinder økonomien med flere dele af driften. Forskellen handler derfor om mere end antallet af fakturaer.
En konsulentvirksomhed uden lager kan have en forholdsvis enkel administration, selv om omsætningen er høj. En mindre produktionsvirksomhed kan omvendt have behov for at forbinde materialeforbrug, lager og salg med regnskabet. Når økonomien kræver mange oplysninger fra andre systemer, får sammenhængen mellem løsningerne større betydning end regnskabsprogrammets funktioner isoleret set.
Hvem er Dinero relevant for?
Dinero henvender sig til selvstændige og mindre virksomheder, som har brug for fakturering, bilagshåndtering og digital bogføring. Det er en løsning at overveje, når virksomhedens administrative behov hovedsageligt ligger omkring selve regnskabet, og ejeren gerne vil bevare et tæt overblik over økonomien.
Det er ikke en bestemt omsætningsgrænse, der afgør, om et program passer til virksomheden. Behov for lagerstyring, projektøkonomi eller mere omfattende rapportering kan få betydning tidligere end forventet, mens en virksomhed med en enkel forretningsmodel kan have glæde af et overskueligt regnskabsprogram i mange år. Aktuelle funktioner og abonnementer fremgår af Dinero.
Hvilke muligheder har e-conomic for integrationer?
e-conomic anvendes til digital bogføring og regnskab og kan forbindes med en række eksterne løsninger. For virksomheder med eksempelvis webshop eller særskilt lagerstyring kan denne opdeling give adgang til specialiserede funktioner uden at samle hele driften i ét ERP-system.
Den samlede løsning består i så fald af både regnskabsprogrammet og de tilknyttede systemer. En integration kan overføre bestemte oplysninger uden at give fuld sammenhæng mellem alle processer; derfor er det relevant at forstå, hvor oplysninger om kunder, varer og betalinger faktisk ligger. e-conomics integrationsoversigt beskriver mulighederne for at forbinde programmet med andre løsninger.
Hvornår er Business Central relevant som ERP-system?
Business Central omfatter finans, salg, indkøb og lager og kan dermed samle oplysninger fra flere dele af virksomheden. For handels- og produktionsvirksomheder er denne sammenhæng relevant, fordi ændringer i eksempelvis varebeholdninger eller indkøb har direkte forbindelse til økonomien.
Produktionsfunktioner og servicestyring er knyttet til Premium-funktionalitet. Virksomhedens konkrete løsning kan desuden omfatte udvidelser som Continia Document Capture til bilagshåndtering. Business Central er derfor ikke én ensartet pakke, men en platform, hvor licenser og tilknyttede produkter har betydning for indholdet. Artiklen om Business Centrals funktioner uddyber de centrale områder.
Hvilke krav stiller bogføringsloven til systemvalget?
Et bogføringssystem skal ses i sammenhæng med virksomhedens pligter efter bogføringsloven. Der er blandt andet krav til registrering, dokumentation og opbevaring af regnskabsmateriale, mens pligten til digital bogføring afhænger af virksomhedens forhold.
Erhvervsstyrelsens fortegnelse viser registrerede digitale bogføringssystemer, som er kontrolleret i forhold til systemkravene. Registreringen er ikke en godkendelse af den enkelte virksomheds regnskab: korrekt anvendelse, dokumentation og fuldstændige registreringer har fortsat betydning. De aktuelle rammer fremgår af vejledningen til bogføringsloven og fortegnelsen over registrerede systemer.
Hvad påvirker prisen på et bogføringssystem?
Abonnementsprisen er kun én del af systemets samlede omkostning. Tillæg, integrationer, implementering og den tid, der bruges på administration, indgår også i økonomien. En billig licens kan være mindre afgørende, hvis virksomheden samtidig har omfattende manuel behandling mellem flere systemer.
Et systemskifte berører både fremtidige arbejdsgange og adgang til historiske oplysninger. Det er derfor en ændring i virksomhedens økonomifunktion, ikke blot et nyt login. Arvento arbejder med Business Central, e-conomic og Dinero som del af en aftale om digital bogføring, hvor bogføring og virksomhedens øvrige behov ses i sammenhæng.
Ofte stillede spørgsmål om valg af bogføringssystem
Hvilket regnskabsprogram er bedst til en mindre virksomhed?
Det afhænger af virksomhedens aktiviteter. Fakturering og almindelig bogføring stiller andre krav end lager, produktion og integrationer; virksomhedens størrelse kan derfor ikke stå alene som beslutningsgrundlag.
Er et registreret bogføringssystem nok til at overholde bogføringsloven?
Nej. Registreringen vedrører systemkravene, mens virksomheden fortsat har ansvar for, at bogføring og dokumentation lever op til de relevante regler.
Kort resumé: Valg af bogføringssystem: Behov, systemtype og lovkrav
Et bogføringssystem bruges til at registrere og dokumentere virksomhedens økonomiske transaktioner. Et ERP-system forbinder økonomien med flere dele af driften. Derfor handler valget mellem Dinero, e-conomic og Business Central om virksomhedens aktiviteter og integrationsbehov, ikke kun størrelse eller antal bilag.
- Dinero: Relevant at overveje for selvstændige og mindre virksomheder, hvis administrative behov især vedrører fakturering, bilag og bogføring.
- e-conomic: Et regnskabsprogram, der kan forbindes med eksterne løsninger. Behov for eksempelvis webshop eller lager kan dækkes gennem integrationer, afhængigt af den valgte løsning.
- Business Central: Et ERP-system med finans, salg, indkøb og lager. Sammenhængen kan være relevant for handels- og produktionsvirksomheder, hvor vareflow og økonomi hænger tæt sammen.
- Lovkrav og økonomi: Digital bogføring skal vurderes efter virksomhedens forhold. Et registreret system fritager ikke virksomheden for ansvar, og den samlede pris omfatter også tillæg, integrationer, implementering og administration.