Hvad er Power BI, og hvad bruges det til?
Power BI er Microsofts platform til at samle, modellere og visualisere data i rapporter. I økonomifunktionen bruges den blandt andet til at vise udviklingen i omsætning, omkostninger og indtjening, så oplysninger fra regnskabet bliver lettere at sammenholde.
Forskellen fra bogføringssystemet er central: bogføringssystemet registrerer transaktionerne, mens Power BI præsenterer og bearbejder data til rapportering. Platformen erstatter derfor hverken regnskabet eller den økonomiske vurdering, men kan gøre relevante sammenhænge mere tilgængelige for ledelsen.
Hvad kan Power BI vise om virksomhedens økonomi?
En resultatopgørelse viser virksomhedens indtjening efter regnskabets opdeling. En Power BI-rapport kan præsentere de samme oplysninger fra andre vinkler, eksempelvis udvikling over tid eller forskelle mellem forretningsområder, når datagrundlaget understøtter det.
Det kan være relevant, når ledelsen har brug for at forstå, hvad en ændring i det samlede resultat dækker over. En omsætningsstigning kan komme fra bestemte kunder eller produkter, mens omkostningerne udvikler sig anderledes. Rapporteringens værdi ligger i sammenhængen mellem tallene og de spørgsmål, virksomheden har behov for at få belyst.
Hvad er et Power BI-dashboard?
Et dashboard giver et samlet overblik over udvalgte oplysninger, mens en rapport typisk giver mulighed for flere sider og nærmere analyse. Betegnelserne bruges ofte bredt, men begge dele bygger på et afgrænset udvalg af data og definitioner.
Nøgletal som dækningsbidrag og lagerbinding får først en præcis betydning, når beregningsgrundlaget er kendt. Hvis to afdelinger anvender forskellige definitioner, er en flot graf ikke nok til at gøre dem sammenlignelige. Økonomisk forståelse og datavisualisering hænger derfor tæt sammen.
Hvordan hænger Power BI og Business Central sammen?
Business Central kan levere data til Power BI, så finansielle oplysninger kan indgå i rapporter sammen med relevante driftsdata. Microsoft beskriver blandt andet API’er som adgang til data fra Business Central online, mens lokale installationer har andre tekniske forudsætninger.
Integrationen betyder ikke automatisk, at alle virksomhedens oplysninger er med, eller at en færdig rapport passer til ledelsens behov. Datakilder, rettigheder og den valgte løsning afgør, hvad der kan vises. Microsofts dokumentation om Power BI og Business Central beskriver de tekniske og licensmæssige rammer.
Hvilke datakilder kan indgå i Power BI?
Power BI kan anvendes sammen med forskellige datakilder, herunder Excel og oplysninger fra andre forretningssystemer. Data fra e-conomic eller Dinero kan indgå via en passende integration eller dataeksport; der er forskel på en direkte forbindelse, en tredjepartsløsning og en filbaseret overførsel.
Når oplysninger fra flere kilder samles, bliver fælles begreber vigtige. Det gælder eksempelvis, om en kunde, en periode eller omsætning er defineret på samme måde i de forskellige systemer. En rapport kan kun vise en meningsfuld sammenhæng, hvis oplysningerne faktisk kan sammenholdes.
Hvor ofte opdateres Power BI, og hvad betyder datakvaliteten?
En opdateret Power BI-rapport er ikke nødvendigvis det samme som et færdigt regnskab. Datakilden kan være opdateret, selv om alle periodens bilag endnu ikke er registreret, og rapportens opdateringsfrekvens er ikke i sig selv en garanti for data i realtid.
Adgang til rapporter og deling afhænger desuden af licenser og rettigheder. Det er væsentligt, når oplysninger om eksempelvis løn eller kunder indgår i samme datagrundlag som ledelsens øvrige rapportering. Arvento arbejder med Power BI, datavisualisering og økonomirapportering med udgangspunkt i virksomhedens systemer og økonomiske spørgsmål.
Ofte stillede spørgsmål om Power BI til økonomi
Kan Power BI erstatte Excel?
Power BI og Excel kan overlappe i rapporteringsopgaver, men har forskellige anvendelser og kan også fungere sammen. Valget afhænger blandt andet af behovet for fælles rapporter, datakilder og løbende vedligeholdelse.
Viser Power BI altid aktuelle tal?
Aktualiteten afhænger af datakilden og opdateringen. Selv en nyligt opdateret rapport kan bygge på et regnskab, hvor perioden endnu ikke er fuldt registreret.
Kort resumé: Power BI til økonomi: Rapporter, integrationer og datakvalitet
Power BI er Microsofts platform til at samle, modellere og visualisere data. I økonomifunktionen kan den gøre udviklingen i omsætning, omkostninger og indtjening lettere at sammenholde. Bogføringssystemet registrerer transaktionerne, mens Power BI bruges til at bearbejde og præsentere oplysningerne.
- Rapport og dashboard: Et dashboard giver overblik over udvalgte oplysninger. En rapport giver typisk mulighed for flere sider og nærmere analyse, men begge bygger på et afgrænset datagrundlag.
- Integrationer: Business Central kan levere data til Power BI. Excel og andre forretningssystemer kan også indgå; forbindelser til eksempelvis e-conomic og Dinero afhænger af integration eller eksport.
- Definitioner: Dækningsbidrag, lagerbinding og andre nøgletal er kun sammenlignelige, når beregningsgrundlaget er kendt. Fælles begreber er særligt vigtige, når flere datakilder kombineres.
- Aktualitet: En nyligt opdateret rapport kan stadig bygge på et uafsluttet regnskab. Opdateringsfrekvens, fuldstændige registreringer og økonomisk vurdering er forskellige forhold, som alle har betydning for konklusionerne.